Sistem ERP untuk sekolah digunakan sebagai tools manajemen administrasi yang mampu mengelola keuangan sekolah secara transparan. Mengelola keuangan sekolah bukanlah tugas yang mudah. Arus pemasukan dan pengeluaran seperti gaji guru, hingga biaya operasional, perlu dicatat secara terstruktur, membuat sekolah rentan terhadap risiko penyalahgunaan dana. Jika tidak ada sistem transparan yang mampu mengontrol keuangan sekolah secara terpusat, laporan keuangan akan sulit diaudit, hingga akhirnya tanpa sadar kebocoran data terjadi.
Sistem ERP merupakan software yang banyak digunakan dalam organisasi, gunanya untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aspek operasional ke dalam satu platform terpusat. Jadi, bagaimana sistem ERP bisa mengurangi risiko penyalahgunaan dana pada institusi pendidikan? Mari kita bahas!
Fungsi Modul Keuangan ERPNext
1. Transparansi dalam Satu Sistem Terintegrasi
Salah satu alasan utama terjadinya penyalahgunaan dana di sekolah akibat kurangnya transparansi. Ketika sekolah masih memakai sistem manual, pencatatan keuangan bisa tersebar di berbagai dokumen atau spreadsheet yang sulit diawasi. Implementasi ERP untuk sekolah, memungkinkan pencatatan seluruh transaksi keuangan terkumpul dalam satu sistem, yang hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, seperti kepala sekolah, bendahara, dan komite sekolah.
Guru hanya dapat melihat anggaran terkait dengan kegiatan kelas mereka, bendahara sekolah hanya bisa mencatat pemasukan dan pengeluaran, tetapi tidak bisa menyetujui transaksi besar tanpa izin kepala sekolah, dan kepala sekolah harus menyetujui pengeluaran tertentu sebelum diproses. Sehingga, setiap transaksi memiliki jejak audit yang bisa ditelusuri.
2. Pencatatan & Laporan Keuangan Otomatis
Pembuatan laporan keuangan secara manual pada operasional klinik dapat digunakan oknum tidak bertanggungjawab untuk melakukan penyalahgunaan dana. Mengapa demikian? Kesalahan pencatatan bisa terjadi, karena kekeliruan yang tidak disengaja, maupun tindak kesengajaan untuk memanipulasi data.
Implementasi ERP sekolah, memungkinkan staf membuat laporan keuangan secara otomatis, sesuai dengan standar akuntansi sekolah, berdasarkan transaksi yang tercatat pada sistem. Tidak ada lagi “mengubah angka” secara manual atau memasukkan data fiktif.
3. Portal Pembayaran Terintegrasi
Sistem ERP sekolah yang telah terintegrasi dengan metode pembayaran digital, seperti transfer bank atau dompet digital dapat mengurangi sumber kebocoran dana. Kelebihan transaksi pembayaran digital yaitu memiliki bukti yang jelas. Sehingga, tidak ada lagi “uang hilang” atau penggunaan dana tanpa dokumentasi yang valid.
Software ERP Sekolah Yayasan
Berdasarkan penjelasan diatas, software ERP Sekolah mampu menciptakan sistem yang terintegrasi dan transparan. Dimana setiap transaksi sekolah dapat dicatat secara otomatis, dan terdokumentasi dengan baik. Dengan pengalaman dan keahlian dalam pengembangan solusi digital, Erasys Consulting menawarkan layanan implementasi software ERP sekolah. Software ERPNext yang kami rancang dapat di kostum menyesuaikan tingkatan institusi, mulai dari sekolah negeri, sekolah yayasan, dan perguruan tinggi. Anda tertarik untuk mewujudkan transparasi management di lingkungan sekolah Anda?
Mulai diskusi sebelum lakukan implementasi sistem ERPNext bersama Erasays Consulting.
