ERP (Enterprise Resource Planning) untuk HR merupakan sistem terintegrasi yang mampu menampung seluruh aktivitas HR dalam satu platform terpusat. Bayangkan, jika Anda seorang HR manager pabrik dengan tiga cabang aktif, Jakarta, Bandung, dan Surabaya. Setiap cabang punya jadwal kerja berbeda, sistem shift juga berganti setiap minggu, dan administrasi puluhan karyawan terus berjalan. Meskipun lingkup kerja seorang HR berisi pekerjaan rutinitas, namun apabila tidak di dukung oleh sistem yang mumpuni, pekerjaan ringan pun dapat terasa berat.
Sebenarnya seberapa kuat sistem ERP menopang divisi HR? Bagaimana cara ERP mengelola SDM multi cabang dan multi shift? Simak artikel ini sampai selesai!
Fungsi Utama ERP untuk HRD
ERP (Enterprise Resource Planning) hadir bukan hanya sebagai sistem akuntansi atau inventory, melainkan ekosistem digital yang menyatukan seluruh proses HR.
Beberapa fitur unggulan dalam modul HRMS diantaranya :
- Rekrutmen, Onboarding & Performa
ERP membantu proses perekrutan dari tahap pengumuman lowongan, seleksi pelamar, hingga onboarding karyawan baru. Semua proses bisa dilacak dan terdokumentasi secara sistematis. Penilaian kinerja di ERPNext dilakukan melalui KPI, feedback, atau appraisal periodik. Laporan performa bisa digunakan untuk promosi, bonus, atau pengembangan karier karyawan. - Manajemen Absensi, Cuti & Izin
Sistem ERP terbuka untuk connect dengan alat absensi (fingerprint, face ID, atau mobile check-in). Karyawan bisa mengajukan cuti secara online, disetujui atasan langsung melalui sistem. Data cuti otomatis ter-update di laporan HR. - Employee Self-Service (ESS)
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi, slip gaji, atau mengajukan cuti secara mandiri, tanpa harus selalu menghubungi HR.
Cara ERP Bekerja di Perusahaan Multi Cabang
Berikut penjelasan bagaimana sistem ERP mengelola absensi di perusahaan multi cabang:
- Setting Awal (buat master data & konfigurasi)
– Semua karyawan dari seluruh cabang diinput ke dalam database pusat, termasuk penugasan mereka ke cabang tertentu, departemen, dan peran.
– Setting jadwal kerja dan kebijakan absensi, aturan keterlambatan, ketidakhadiran, lembur, dan durasi istirahat dikonfigurasi di tingkat pusat, namun bisa disesuaikan per cabang jika ada perbedaan kebijakan lokal. - Pencatatan Absen (Multi-Cabang & Multi-Metode)
Apabila cabang dibekali hardware absensi (fingerprint, kartu RFID) yang terhubung langsung ke database ERP pusat. Data “tap-in” dan “tap-out” bisa langsung terekam otomatis. Bagi karyawan yang sering bepergian atau bekerja di luar kantor seperti sales, dapat dilakaukan melalui portal web atau aplikasi seluler ERP. Fitur GPS juga dapat ditambahkan untuk memvalidasi karyawan ada di lokasi cabang.
Berikut penjelasan bagaimana sistem ERP mengelola payroll di perusahaan multi cabang:
- Atur Komponen Gaji & Kompensasi
Komponen Gaji mencakup Gaji pokok, tunjangan (transportasi, makan, jabatan), insentif, komisi. Ini dapat dikonfigurasi per peran, per level, atau per cabang. Potongan pajak juga ada beberapa tipe, Potongan PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, iuran pensiun, denda keterlambatan/ketidakhadiran. Aturan ini dapat bervariasi berdasarkan regulasi daerah atau kebijakan perusahaan.Tarif Lembur per perusahaan Aturan tarif lembur (misalnya, 1.5x gaji per jam untuk jam pertama, 2x untuk jam berikutnya, tarif berbeda untuk akhir pekan) dikonfigurasi dan diterapkan secara otomatis. - Proses Perhitungan Gaji Terpusat atau Terdesentralisasi (Fleksibel)
Sistem ERP memiliki fitur menghitung gaji kotor otomatis, menambahkan tunjangan, mengurangi potongan berdasarkan data absensi dan kebijakan yang ditetapkan.Perhitungan pajak (PPh 21) dan kontribusi BPJS dilakukan secara otomatis sesuai regulasi. Apabila sekarang Anda memakai software akuntansi yang terpisah dengan ERP, maka pastikan software akuntansi terintegrasi dengan baik. - Buat Slip Gaji & Jurnal Otomatis
Perhitungan payroll tetap akurat meski strukturnya kompleks. Setelah gaji dihitung, sistem ERP secara otomatis menghasilkan slip gaji elektronik untuk karyawan, yang dapat diakses melalui portal karyawan. Beban gaji, kas keluar, hutang pajak/BPJS, juga akan otomatis terjurnal dan diposting ke modul keuangan ERP.
ERP untuk Kelola SDM Pabrik
Sebagai partner Implementasi sistem ERPNext, lingkup kerja tim Erasys tidak hanya sebatas melakukan instalasi sistem, tetapi juga melayani dalam:
- Analisis kebutuhan dari proses bisnis
- Migrasi data dan pelatihan pengguna,
- Integrasi antar modul ERP (HR, Finance, CRM, Production, dan lainnya),
- Pendampingan pasca implementasi untuk memastikan sistem berjalan optimal.
Hubungi kami untuk konsultasi implementasi ERPNext sesuai kebutuhan industri Anda.
