Software ERP merupakan tools bisnis bagi distributor alkes, agar proses operasional berjalan sesuai regulasi Kemenkes. CDAKB menjadi salah satu poin regulasi Kemenkes yang wajib ada pada perusahaan distribusi alat kesehatan. Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik (CDAKB) adalah pedoman standar yang wajib digunakan dalam rangkaian kegiatan distribusi dan pengendalian mutu alat kesehatan. Di skala internasional, standar CDAKB setara dengan Good Distribution Practice (GDP) untuk perangkat medis. Sebenarnya apa saja peran standar CDAKB dalam proses distribusi? Dan mengapa CDAKB identik dengan software ERP? Simak ringkasannya di bawah!
CDAKB dalam Proses Distribusi
Seperti dalam info Ditjen Farmalkes , Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik tertuang dalam Permenkes 4 Tahun 2014 pasal 2 ayat 1. Disana disebutkan setiap distributor alat kesehatan dan cabang penyalur alkes dalam melaksanakan kegiatan distribusi wajib menerapkan CDAKB. Berikut 3 poin CDAKB dalam proses distribusi :
1. Jaminan Mutu Logistik (Quality Control)
Alat kesehatan yang sensitif akan benturan atau sensitif dengan kelembaban sangat rentan rusak apabila proses logistik dilakukan sembarangan. Pada poin ini, CDAKB mengatur bagaimana sarana distribusi (gudang dan kendaraan) harus memenuhi standar agar alat kesehatan (misal reagen laboratorium atau alat pacu jantung) tidak rusak sebelum digunakan.
2. Penanganan Produk Ilegal atau Palsu
Dengan menerapkan CDAKB, setiap distributor wajib memastikan bahwa mereka mengambil produk dari pemasok resmi dan menyalurkannya ke penyalur resmi pula. Standar in diberlakukan untuk memutus rantai peredaran alat kesehatan ilegal atau palsu dalam jalur distribusi.
3. Kualifikasi SDM (Penanggung Jawab Teknis)
Standar CDAKB juga mengatur kualifikasi SDM, dimana distributor alkes wajib menugaskan seorang Penanggung Jawab Teknis (PJT) yang memiliki latar belakang pendidikan sesuai regulasi, yang mampu mengelola proses distribusi juga memahami karakteristik teknis alat kesehatan yang dijual. Jadi proses jual beli bukan sekadar memindahkan barang logistik biasa.
ERP Solusi Patuh CDAKB
Kepatuhan standar dari Kementerian Kesehatan akan sangat berat dilakukan tanpa bantuan sistem ERP. Berikut tiga fungsi utama software ERP untuk perusahaan alat kesehatan :
-
Otomasi Laporan CDAKB
Di industri medis, standar CDAKB digunakan sebagai jaminan keamanan alat sekaligus aset reputasi bagi setiap distributor. Ketika pencatatan dan dokumentasi proses logistik hanya mengandalkan excel yang terpisah-pisah, maka bersiap akan konsekuensi human error. Dokumentasi digital pada ERP terpadu akan mempermudah proses audit Kemenkes yang terkadang datang mendadak.
-
Manajemen Izin Edar & Kadaluarsa
Dalam CDAKB, setiap alat kesehatan yang didistribusikan wajib memiliki Izin Edar yang masih berlaku. Di sini, software ERP alkes berperan sebagai pusat dokumentasi pada transaksi apabila nomor Izin Edar produk tersebut sudah habis masa berlakunya atau belum terdaftar. Hal ini akan mencegah risiko hukum akibat menjual produk ilegal.
Bagi distributor alkes yang menjual reagen laboratorium pasti menerapkan strategi FEFO (First Expired, First Out) dalam proses stock opname. Dalam hal ini ERP alkes versi kustom mampu memberikan peringatan dini (Early Warning) untuk manajemen gudang mencegah penumpukan produk yang tidak laku dan mencegah kadaluarsa produk.
-
Ketertelusuran Produk (Traceability)
Traceability adalah jantung dari CDAKB. Jika terjadi cacat produksi, distributor harus mampu melakukan Recall (penarikan kembali) secara cepat. ERP terpadu sangat mudah melakukan traceability karena setiap pergerakan alat kesehatan yang dijual tercatat dengan struktur yang jelas (mulai barang masuk dari supplier, penyimpanan di rak gudang, hingga pengiriman ke rumah sakit).
Jadi ketika ada instruksi penarikan produk dari Kemenkes, Anda cukup memasukkan nomor Batch ke sistem ERP. Dalam hitungan detik, ERP akan menampilkan daftar pelanggan mana saja yang menerima produk tersebut.Ingat, implementasi ERP di perusahaan alkes merupakan investasi jangka panjang, sehingga tetap perlu proses untuk transisi. Erasys sebagai konsultan ERP area Jakarta membuka layanan implementasi ERP, yang mencakup :
- Roadmap modul ERP khusus distribusi alat kesehatan,.
- Instalasi ERP (setup sistem versi basic atau versi kustom)
- Pelatihan (training) untuk karyawan
- Integrasi sistem (apabila terdapat sistem eksternal yang perlu dihubungkan)
